Golem.de berichtet im Beitrag Videokonferenzen sind anstrengender als persönliche Treffen von einer Untersuchung bei welcher festgestellt wurde, dass Entscheidungen die bei Videokonferenzen getroffen werden, anders ausfallen können, wie in den Fällen, bei denen die Entscheider persönlich vor Ort waren. Besonders kompliziert scheint sich die Situation darzustellen, wenn ein Teil der Konferenzteilnehmer vor Ort, und ein anderer Teil per Bildschirm zugeschaltet ist.
Ich kann die Ergebnisse zu einem gewissen Teil nachvollziehen, aber wenn man sich den – meiner Meinung nach massgeblichen – Einflüssen zumindest zum Teil entzieht, dann lassen sich die Auswirkungen etwas minimieren.
Mindset vor Ort und im eigenen Büro
Ob man selbst vor Ort ist, oder “nur” vor einem Bildschirm sitzt, hat mehrere Auswirkungen:
- Vor Ort kann man sich eventuell besser auf die Ausführungen konzentrieren, weil die Gefahr einer Ablenkung, sei es ein(e) Kollege(in) die “nur mal kurz” etwas von einem wissen möchte, oder der Blick auf unerledigte Arbeit auf dem Schreibtisch einfach nicht stattfindet. (Aus diesem Grunde sollte man auch PDAs oder Handys bei Besprechungen ausschalten, nicht nur der Höflichkeit wegen.)
- Ausserdem tragen die Gespräche mit den Teilnehmern vor Ort – vor und während der Besprechung – zur Fokussierung auf das Thema bei, was bei einer Teilnahme via Kamera und Bildschirm nur eingeschränkt möglich ist.
- Wenn man vor seinem eigenen Rechner sitzt, oder zumindest Zugriff darauf hat, lassen sich unter Umständen Aussagen, welche im Vortrag gemacht wurden, verifizieren, ohne den Vortrag zu stören.
Punkt 1 lässt sich für die Telecommuter relativ einfach in den Griff bekommen:
- Telefon auf den Anrufbeantworter umleiten und so platzieren, dass man nicht sieht wenn Anrufe eingehen.
- Skype, Mail und alles andere, was eine Ablenkung darstellen könnte, ausschalten.
- Den Kollegen Bescheid sagen, dass man nicht gestört werden will. Aus Erfahrung, folgender Satz hat mir gute Dienste geleistet:
“Ihr könnt mich stören, wenn ein Erdbeben über 2,5 stattfindet, die Firma mit sofortiger Wirkung verkauft wurde, oder mir jemand einen mindestens siebenstelligen Betrag ohne Bedingungen schenken möchte.”
(Das Büro war in Los Angeles, sonst kann man die Erdbebengeschichte auch unter den Tisch fallen lassen.)
- Den Schreibtisch leerräumen.
Besser noch, einen Konferenzraum aufsuchen, den magischen Satz an alle potentiellen Störenfriede kommunizieren und dort an der Videokonferenz teilnehmen.
Punkt 2 (Fokussierung auf das Thema durch Gespräche) ist etwas schwieriger, lässt sich aber, mit Einschränkungen, auch durch Video-Chats oder per Telefon in den Griff bekommen. Mehr oder weniger. Vor Ort ist die Gefahr durch das Tagesgeschäft abgelenkt zu werden allerdings deutlich geringer. Wer aber direkt aus dem Flugzeug oder dem Zug in die Besprechung stürmt (und danach sofort wieder abreist), sollte sich (und der Umwelt), meiner Meinung nach, einen Gefallen tun und per Videokonferenz teilnehmen. Die in Punkt 2 genannten Vorteile kommen nur zum Tragen, wenn vor und nach der Konferenz genügend Zeit zur Verfügung steht.
Punkt 3 (problemloser Zugriff auf die eigenen Daten und Unterlagen) bleibt den “entfernten” Teilnehmern vorbehalten. Hektisches Tippen auf dem mitgebrachten Laptop dürfte in vielen Fällen die anderen stören.
